YOGYAKARTA – Perubahan kelembagaan menjadi Dinas Tipe A, membawa tantangan yang lebih besar bagi Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta pada tahun 2017 ini. Sejalan dengan itu pula, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta selalu bergerak dinamis untuk meningkatkan layanannya kepada masyarakat.
Pada awal 2017 ini, Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Yogyakarta telah merealisasikan tiga inovasi terbaru di bidang kearsipan. Pertama adalah Rosita (Restorasi Arsip Kita), kedua Arsita (Archive Recovery Sinergy Team) dan ketiga Amarta (Arsip Terjaga Milik Keluarga Kita). Inovasi ini sudah dipersiapkan matang sejak tahun lalu, dan baru diluncurkan ke masyarakat pada awal 2017 ini.
Tim Sosialisasi Inovasi Layanan Kearsipan menyambagi Kantor Kelurahan Notoprajan, pada Jumat sore (17/3/2017). Tim yang terdiri dari pejabat fungsional arsiparis dan pejabat struktural bidang kearsipan melakukan sosialisasi inovasi layanan kearsipan terbarunya. Sosialisasi dihadiri ibu-ibu PKK Kelurahan Notoprajan, dan warga masyarakat sekitar. Kehadiran tim disambut dengan antusias warga. Sosialisasi layanan kearsipan menjadi sesuatu hal yang baru bagi mereka. Sosialisasi ini merupakan bukti kehadiran pemerintah di tengah masyarakat melalui bidang kearsipan untuk memberikan rasa aman terhadap keutuhan arsip keluarga mereka.
Ketua Tim Inovasi Layanan Kearsipan, Nursigit Edi Putranta, SIP menjelaskan bahwa inovasi ini merupakan upaya untuk mengedukasi masyarakat akan pentingnya arsip di kalangan masyarakat. Kandungan nilai informasi yang penting tersebut mengharuskan masyarakat untuk selalu melakukan perawatan dan pemeliharaan terhadap arsip-arsip yang dimilikinya.
Rosita memberikan layanan perbaikan arsip kepada masyarakat tanpa dipungut biaya. Masyarakat yang memiliki arsip penting dalam keadaan rusak dapat memanfaatkan layanan perbaikan melalui Rosita di Arsip Kota Yogyakarta.
Arsita memberikan pembelajaran tentang bagaimana arsip itu diselamatkan ketika terjadi bencana. Baik sebelum terjadi bencana, ketika bencana berlangsung, dan pasca terjadi bencana. Dalam hal ini Arsip Kota Yogyakarta akan hadir di tengah masyarakat untuk melakukan penyelamatan arsip. Selama ini yang terjadi, masih ada kekurangan perhatian berbagai pihak terhadap kondisi arsip ketika terjadi bencana.
Sementara Amarta memberikan wawasan kepada masyarakat bagaimana melindungi arsip vital milik keluarga. Sebagian besar arsip keluarga bermediakan kertas. Hal ini perlu mendapatkan perhatian lebih lanjut agar konten yang terkandung di dalamnya dapat dipertahankan dengan baik. Arsip dengan media kertas semakin lama akan termakan usia karena adanya perubahan secara kimia dan fisika. Salah satu perlindungannya dapat dilakukan dengan alih media arsip seperti KTP, Ijazah, dan sertifikat tanah. Melalui Amarta, masyarakat dapat melakukan upaya penyelamatan arsip mereka dengan layanan alih media arsip-arsip keluarga. Arsip-arsip penting mereka disimpan dalam format softcopy ke dalam CD.
Plt. Kepala Dinas Perpustakaan Dan Kearsipan Kota Yogyakarta, Wahyu Hendratmoko, SE, MM mengatakan, ”Sebagai Lembaga Kearsipan Daerah kami memiliki tanggungjawab untuk meningkatkan sadar arsip di kalangan masyarakat Kota Yogyakarta. Layanan ini dicetuskan untuk membantu masyarakat mengupayakan perlindungan fisik dan informasi arsip vital mereka. Dengan demikian hak-hak-hak warga masyarakat terkait dengan legal formal keabsahan arsip-arsip pentingnya dapat terselamatkan dan senantiasa terjaga dengan baik”. (ism/srish/qin)
